Vijf ontwerp principes voor het automatiseren van je HR processen

Om HR te ontlasten van​ de administratieve taken, zodat ze voldoende tijd hebben voor hun advies taken is automatiseren cruciaal. De meeste bedrijven hebben inmiddels een HR en payroll systeem geïmplementeerd. Maar vaak wordt er nog niet maximaal gebruik gemaakt van de mogelijkheden. Als de basis administratie wel al op orde is zijn er nog meer mogelijkheden om ook de strategische processen te automatiseren, zoals talentmanagement, onboarding, mobiliteit, Learning en development etc. Feitelijk zou je moeten willen dat alle administratieve processen geautomatiseerd zijn, zodat er alleen nog controles plaats hoeven te vinden. Beslissingen kunnen ondersteund worden door workflows in te richten.

Belangrijk bij het proces ontwerp is dat je je HR strategie helder hebt en dit vertaalt naar HR processen die vervolgens ondersteund worden door je HR systeem. Hierbij rekening houdend met wat het systeem kan. Maatwerk is duur qua bouw, maar ook qua onderhoud, dus dat moet je altijd proberen te vermijden.

Daarnaast moet je een keuze maken of je voor een geïntegreerd HR systeem gaat of voor een Core HR systeem, waar je gespecialiseerde modules voor je strategische processen aan koppelt. Deze gespecialiseerde modules hebben meer functionaliteiten als de basis systemen.  Echter de koppelingen zijn ook weer onderhouds- en foutgevoelig. Bij elke upgrade of grote aanpassingen, moeten de koppelingen opnieuw getest worden. De keuze is dus afhankelijk van hoeveel besparingen een gespecialiseerde module oplevert in administratieve handelingen en natuurlijk wat noodzakelijke functionaliteiten zijn ter ondersteuning van de HR processen.

Nu dan de vijf belangrijke principes waar je rekening mee moet houden bij de inrichting van je processen en HR systeem.

Invoer bij de bron

Uitgangspunt zou moeten zijn dat de invoer bij de bron plaats vindt. Dit betekent dat medewerkers hun eigen gegevens bijwerken als er iets veranderd. Voor sommige gegevens die salaris gerelateerd zijn kan het noodzakelijk zijn dat HR of de salarisadministratie een signaal krijgt, mocht er nog een controle nodig zijn of een aanvullende actie. Waar mogelijk moet de controle al bij de invoer door het systeem plaats vinden om fouten te voorkomen.

Manager is verantwoordelijk voor zijn medewerkers

Daarmee is hij ook verantwoordelijk voor de HR processen. HR is zijn adviseur bij de lastige situaties. Dus de manager initieert veranderingen. Ook hier geldt invoer bij de bron. Het heeft geen zin om een email naar HR te sturen met de noodzakelijke wijzigingen. Het is veel efficiënter om het direct in het systeem op te voeren. Eventuele eenvoudige zaken kunnen door een secretaresse worden voorbereid.

Digitaliseren van goedkeuring en documenten

Door het inrichten van workflows kunnen managers en medewerkers digitaal akkoord geven en kan het systeem automatisch de benodigde brieven of andere documenten generen en deze in het digitaal personeelsdossier opslaan. Alleen in uitzonderlijke gevallen (juridische trajecten) is een fysieke handtekening nodig. Dit zijn ook geen standaard processen, dus daarom ook niet te digitaliseren.

Signaleringen inrichten

Door het inrichten van signaleringen krijgt de manager en/of HR een signaal als er een actie ondernomen moet worden, bijvoorbeeld bij het aflopen van een proeftijd of contract, jubilea en wet poortwachter acties. Ook kan men in de workflows afhandel termijnen instellen. Hierdoor krijgt een manager een mail als een actie te lang open staat.

Uniforme processen voor de hele organisatie

Het streven moet zijn om alle HR processen op een zelfde manier in te richten voor de hele organisatie. Bij internationale bedrijven kan dit wel een uitdaging zijn. Maar het merendeel van de HR processen wordt niet bepaald door wet en regelgeving, dus kan gewoon uniform worden ingericht. Afwijkingen maakt het complex voor gebruikers en kan extra kosten met zich meebrengen.

Om een goede keuze te maken voor het systeem passend bij je wensen is het verstandig een expert in te schakelen. Er is een enorm aanbod van systemen op de markt. Je hebt gedegen kennis nodig van de mogelijkheden om tot een goed keuze te komen. Meer over pakketselectie kun je lezen in het volgende artikel. https://deveranderspecialist.nl/?p=343