HR Systemen implementeren in 5 stappen

Welk HR systeem een klant ook kiest, dat maakt niets uit voor de implementatie. Veel klanten denken, dat als de projectmanager dit systeem eerder heeft geïmplementeerd, het meer zekerheid geeft dat het goed komt. Dit is een fabeltje. Voor elke systeem implementatie volg je dezelfde stappen. Het enige voordeel wat je hebt als je het systeem eerder hebt geïmplementeerd is dat je weet wat het systeem vooral niet kan.

Bij de implementatie van een HR systeem volg je de volgende vijf stappen:

  1. HR Processen beschrijven
    Voordat je een systeem kunt inrichten is het belangrijk dat je goed nadenkt hoe een HR proces zoals bijvoorbeeld verlof aanvragen idealiter moet verlopen. Wie moet de aanvraag indienen en wie moet de aanvraag goedkeuren. Dit is nog een eenvoudig proces, maar er zijn ook complexere processen zoals de beoordelingscyclus.
  2. Data collectie
    Een HR systeem kan niets tonen zonder data. Daarom moet er al vroeg in het proces data aangeleverd worden. De correctheid van de data is cruciaal. Anders begin je al met een achterstand en is er weinig vertrouwen bij management en medewerkers.
  3. Workshops met leverancier over de inrichting
    Op basis van de beschreven processen gaan we met de leverancier kijken wat er mogelijk is. Soms moeten we aanpassingen maken, omdat niet altijd alles kan wat we graag zouden willen.
  4. Testen van de modules
    Als de leverancier klaar is met de bouw worden alle onderdelen uitvoerig getest. Het helpt als ook medewerkers en leidinggevenden uit het bedrijf mee testen. Hierdoor krijgen we feedback over de gebruikersvriendelijkheid en eventuele aanpassingen. Als een salarispakket onderdeel is van het nieuwe systeem willen we minimaal twee keer, maar liefst drie keer schaduw draaien. Dit betekent dat een steekproef van de salarisstroken met elkaar vergeleken wordt. Je wilt zeker stellen dat het nieuwe systeem de eventuele CAO of bedrijfseigen regelgeving goed ondersteunt. 
  5. Trainen van de gebruikers
    Vlak voor of vlak na de go live gaan we alle gebruikers trainen. We stellen handleidingen op, zodat ze ook na de training nog een naslagwerk hebben. Tenslotte nieuwe manieren van werken kunnen soms op weerstand stuiten. Belangrijk is dan dat problemen snel worden opgelost en gebruikers die wat moeite hebben met het nieuwe systeem wat extra aandacht krijgen. Meestal is na twee weken iedereen gewend aan de nieuwe situatie.

Gedurende de hele implementatie is natuurlijk communiceren van groot belang. Neem betrokkenen mee in wat er gebeurd en wat ze kunnen verwachten. Minimaal één keer per maand communiceren is een must.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *