Vijf tips voor een HR systeem selectie

Bij een van mijn opdrachtgevers heb ik wereldwijd een HR systeem geïmplementeerd. Ik ben niet betrokken geweest bij de pakket selectie, die keuze was al gemaakt. Ik heb wel enkele demo’s van het pakket gezien. Aan de buitenkant zag het er goed uit. Mijn klant had het pakket maar op een 10 tal eisen getoetst. Mede ingegeven door wat hun huidige pakket niet kon. Dit is echt niet voldoende. Ook zijn er geen referentie klanten bezocht. Dus men wist eigenlijk niet wat men gekocht had. Dat bleek ook later in de praktijk tijdens de implementatie, maar toen was het al te laat. De licenties waren al voor drie jaar betaalt. Hoe moet het dan wel.

1. Start met je HR strategie
Wat zijn de doelen die je de komende 3 tot 5 jaar wilt bereiken. Vertaal dit naar uitgangspunten endoelstellingen voor je E-HRM systeem.

2. Programma van Eisen
Interview de belangrijkste stakeholders, zodat je een basis hebt voor je programma van eisen. Maak gebruik van de kennis van een specialist op dit gebied, die dit vaker heeft gedaan. Zij hebben voorbeeld programma’s van eisen die ze ontwikkeld hebben bij andere klanten. Het is namelijk makkelijker om die aan te vullen of te wijzigen, dan alle eisen en wensen zelf te verzinnen.

3. Markt verkenning
Benader potentiele leveranciers en vraag om een offerte en referentieklanten. Laat de leverancier aangeven aan welke eisen en wensen hij wel en niet kan voldoen. Het is belangrijk om de klanten te bezoeken en hun ervaringen te horen over de gebruikersvriendelijkheid van het systeem en ook de service van de leverancier. Prijs is niet het belangrijkste bij de aanschaf van een HR systeem. Het gaat uiteindelijk om de functionaliteiten of die voldoende de HR processen kunnen ondersteunen.

4. Proof of concept
Vraag de leverancier om voor de belangrijkste processen die voor uw bedrijf van belang zijn een demonstratie te laten zien. Hierdoor kun je beter beoordelen of de leverancier ook daadwerkelijk aan de eisen kan voldoen. Vraag of je in een testomgeving zelf wat met het systeem kunt spelen. Dit geeft nog een beter beeld van de gebruikersvriendelijkheid van het systeem. Niet alle leveranciers zullen dit aanbieden, maar waar mogelijk geeft dit een beter indruk.

5. Definitieve keuze en contracteren
Op basis van de eisen en wensen scoor je de overgebleven leveranciers. Het is belangrijk om vooraf met de beslissers af te spreken welke eisen het zwaarste wegen voor de uiteindelijke beslissing. Maak bij de contracteren gebruik van de kennis en ervaring van uw ICT en inkoop afdeling. Naast de prijs is aandacht voor beveiliging en het Service Level Agreement van belang.

Tenslotte de selectie van een nieuw HR pakket doe je voor een groot aantal jaren. De meeste HR professionals hebben hier geen ervaring mee. Het is een dure investering, daarom moet je een afgewogen keuze maken. Maak daarom gebruik van de kennis en ervaring van een specialist, die dit vaker heeft gedaan en ook kennis heeft van wat de verschillende leveranciers te bieden hebben.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *